การพูดในที่ประชุมอย่างมืออาชีพ สร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร

การประชุมเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่พนักงานต้องเผชิญบ่อยที่สุดในชีวิตการทำงานไม่ว่าจะเป็นการประชุมทีม การนำเสนอต่อผู้บริหาร หรือการประชุมกับลูกค้า วิธีที่คุณพูดในที่ประชุมสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพความน่าเชื่อถือ และภาพลักษณ์ขององค์กร สำหรับ HRD ที่ต้องการพัฒนาทักษะการสื่อสารของพนักงาน การสอนให้พนักงานพูดในที่ประชุมอย่างมืออาชีพเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าอย่างยิ่ง

ทำไม การพูดในที่ประชุมถึงสำคัญ

การพูดที่ดีในที่ประชุมไม่ได้หมายถึงแค่การพูดเก่งหรือพูดมาก แต่คือการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสร้างคุณค่า และทำให้การประชุมบรรลุเป้าหมาย พนักงานที่พูดในที่ประชุมได้ดีมักได้รับการมองเห็นได้รับความไว้วางใจ และมีโอกาสก้าวหน้าในสายงานมากกว่า

การวิจัยพบว่าผู้บริหารใช้เวลาเฉลี่ยถึง 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุมและมากกว่า 60% ของการประชุมไม่มีประสิทธิภาพเพราะการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน  ใช้เวลานานเกินไป และไม่คุ้มค่าการพูดที่ดีในที่ประชุมช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัดเวลา และนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีกว่า

หลักการพูดในที่ประชุมอย่างมืออาชีพ

เตรียมตัวให้พร้อมก่อนเข้าประชุม
อ่าน Agenda ล่วงหน้า ทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมเตรียมข้อมูลหรือรายงานที่เกี่ยวข้อง และคิดไว้ล่วงหน้าว่าคุณจะมีส่วนร่วมอย่างไร การเตรียมตัวที่ดีทำให้คุณพูดได้อย่างมั่นใจและมีเนื้อหา

พูดให้ตรงประเด็นและกระชับ
เคารพเวลาของทุกคน ก่อนพูดให้คิดว่าจะสื่อสารอะไรเริ่มต้นด้วยใจความสำคัญ อธิบายรายละเอียดที่จำเป็น และจบด้วยข้อสรุปหรือข้อเสนอที่ชัดเจนหลีกเลี่ยงการพูดวกวน ใช้คำมากเกินไป หรือพูดนอกประเด็น

ใช้ข้อมูลและตัวเลขสนับสนุน
การพูดที่มีน้ำหนักต้องมีข้อมูลรองรับ ไม่ใช่แค่ความคิดเห็นส่วนตัวเมื่อนำเสนอไอเดียหรือข้อเสนอ ควรมีข้อมูล สถิติ หรือตัวอย่างมาประกอบ แต่ระวังอย่าใช้ตัวเลขมากเกินไปจนฟังแล้วสับสนเลือกแค่ตัวเลขที่สำคัญที่สุด

ฟังอย่างตั้งใจก่อนพูด
การฟังที่ดีทำให้คุณเข้าใจบริบท ไม่พูดซ้ำกับคนอื่นและพูดในจังหวะที่เหมาะสม แสดงว่าคุณให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของผู้อื่น เมื่อพูดก็สามารถเชื่อมโยงกับสิ่งที่ผู้อื่นพูดไปแล้วได้

ใช้ภาษากายที่เหมาะสม
นั่งหรือยืนในท่าทางที่มั่นใจแต่ไม่หยิ่ง สบตากับผู้ฟังใช้มือประกอบการพูดอย่างเป็นธรรมชาติ หลีกเลี่ยงท่าทางที่แสดงความประหม่า เช่น การสะบัดผมเล่นปากกา หรือไขว้แขนทับอก ภาษากายที่ดีเสริมสร้างความน่าเชื่อถือ

ควบคุมน้ำเสียงและจังหวะการพูด
พูดด้วยน้ำเสียงที่ชัดเจน มั่นใจแต่ไม่ดุดันปรับระดับเสียงให้เหมาะกับขนาดห้องและจำนวนคน หยุดพักเล็กน้อยระหว่างประโยคเพื่อให้ผู้ฟังได้ย่อยข้อมูลอย่าพูดเร็วเกินไปจนคนไม่ทันฟัง หรือช้าเกินไปจนน่าเบื่อ

สถานการณ์ต่างๆ ในการประชุมและวิธีการจัดการ

เมื่อต้องนำเสนอรายงานหรือข้อมูล
เริ่มด้วยการสรุปภาพรวม บอกจุดสำคัญที่ต้องการให้ทุกคนรับรู้จากนั้นจึงลงรายละเอียด ใช้สื่อประกอบเช่นสไลด์หรือเอกสารแจก แต่อย่าให้สื่อมาแทนการพูดของคุณจบด้วยการเปิดโอกาสให้ถามคำถาม

เมื่อต้องเสนอไอเดียหรือความคิดเห็น
อธิบายว่าทำไมไอเดียนี้ดี จะแก้ปัญหาหรือสร้างโอกาสอย่างไรมีข้อดีข้อเสียอะไร และต้องการความร่วมมือหรือทรัพยากรอะไร แสดงให้เห็นว่าคุณได้คิดมาอย่างรอบคอบไม่ใช่แค่โยนไอเดียแล้วจบ

เมื่อไม่เห็นด้วยกับความคิดเห็นของผู้อื่น
แสดงความไม่เห็นด้วยอย่างสร้างสรรค์เริ่มด้วยการยอมรับจุดดีของความคิดเห็นนั้น จากนั้นจึงนำเสนอมุมมองหรือข้อกังวลของคุณพร้อมเหตุผลไม่โจมตีบุคคล แต่โต้แย้งในประเด็น ใช้ภาษาที่นุ่มนวลเช่น "ผมเห็นด้วยในส่วนนี้แต่ผมกังวลว่า..." แทนที่จะพูดว่า "คุณคิดผิด"

เมื่อถูกถามคำถามที่ยาก
ถ้ารู้คำตอบก็ตอบอย่างชัดเจน ถ้าไม่แน่ใจก็ยอมรับตรงๆและบอกว่าจะหาข้อมูลมาให้ภายหลัง อย่าพยายามกุเรื่องหรือตอบแบบไม่แน่ใจ ความซื่อสัตย์สร้างความน่าเชื่อถือมากกว่าการแกล้งทำเป็นรู้

เมื่อการประชุมเริ่มออกนอกประเด็น
ถ้าคุณเป็นผู้นำประชุม ควรนำการประชุมกลับมาที่Agenda อย่างสุภาพ เช่น "ประเด็นนี้น่าสนใจ แต่เรามาคุยต่อหลังประชุมดีกว่าไหมเพื่อให้เราจบ Agenda วันนี้ได้" ถ้าคุณเป็นผู้ร่วมประชุม ก็ควรไม่พูดนอกเรื่องเพิ่มเติม

ข้อควรหลีกเลี่ยง

1. พูดโดยไม่ฟัง บางคนรีบพูดทันทีโดยไม่ฟังให้จบ ทำให้พูดซ้ำหรือไม่ตอบโจทย์การประชุม

2. พูดมากจนครอบงำการประชุม ให้โอกาสผู้อื่นได้พูดบ้าง อย่าเป็นคนที่พูดมากที่สุดทุกครั้ง

3. ใช้ศัพท์เฉพาะทางหรือภาษาเทคนิคมากเกินไป ไม่ใช่ทุกคนในห้องจะเข้าใจคำศัพท์เดียวกันพูดให้คนทั่วไปเข้าใจ

4. วิพากษ์วิจารณ์ผู้อื่นในที่ประชุม การประชุมไม่ใช่เวทีในการตำหนิหรือโจมตีถ้ามีปัญหาควรคุยส่วนตัวหลังประชุม

5.ใช้อารมณ์มากกว่าเหตุผล ไม่ว่าจะโกรธ หงุดหงิด หรือตื่นเต้นมากเกินไปพยายามควบคุมอารมณ์และใช้เหตุผลในการพูด

เทคนิคสำหรับการประชุมออนไลน์

ในยุคที่การประชุมออนไลน์เป็นเรื่องปกติ มีเทคนิคเพิ่มเติมที่ควรรู้ เปิดกล้องเพื่อแสดงความตั้งใจและสร้างการเชื่อมต่อปิดไมค์เมื่อไม่พูดเพื่อลดเสียงรบกวน ใช้ชื่อที่ชัดเจนและมีรูปโปรไฟล์ที่เหมาะสม เลือกพื้นหลังที่เป็นมืออาชีพและเตรียมอุปกรณ์ให้พร้อมก่อนเข้าประชุม

เมื่อพูดในการประชุมออนไลน์ ควรพูดช้าและชัดกว่าปกติเล็กน้อยเพราะอาจมีDelay หรือปัญหาสัญญาณ มองที่กล้องเมื่อพูดแทนที่จะมองหน้าจอ และใช้ฟีเจอร์ต่างๆเช่น Raise Hand หรือ Chat เพื่อสื่อสาร

การพัฒนาทักษะการพูดในที่ประชุม

สำหรับ HR ที่ต้องการพัฒนาทักษะนี้ให้กับพนักงาน ควรจัดการอบรม Workshopหรือ Role Play ให้พนักงานได้ฝึกฝน สร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยให้พนักงานกล้าพูดให้ Feedback ที่สร้างสรรค์ และยกย่องเมื่อเห็นพนักงานพูดในที่ประชุมได้ดีขึ้น

ส่งเสริมให้มีการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ระหว่างพนักงานที่พูดเก่งกับพนักงานที่กำลังพัฒนาจัดให้มี Mentoring หรือ Coaching เพื่อช่วยเหลือเป็นรายบุคคล และที่สำคัญคือสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมให้ทุกคนมีเสียงและความคิดเห็นได้รับการรับฟัง

📌 สรุป

การพูดในที่ประชุมอย่างมืออาชีพไม่ใช่ทักษะที่มีมาตั้งแต่เกิด แต่เป็นทักษะที่สามารถเรียนรู้และพัฒนาได้การเตรียมตัวที่ดี การฟังอย่างตั้งใจ การพูดที่ตรงประเด็น การใช้ข้อมูลสนับสนุน และการควบคุมภาษากายและน้ำเสียงคือกุญแจสำคัญ

ทาง pitching for Life ผู้สอนขอเราเป็นผู้เชี่ยวชาญในการสอนด้านการสื่อสาร public speaking และเทคนิคการประชุม รวมไปถึง Template การถ่ายทอดความรู้ โดยเฉพาะ
การตั้งหัวข้อประชุมให้ชัด เลือกเฉพาะผู้เข้าประชุมที่มีส่วนร่วมและสามารถตัดสินใจได้ทักษะการฟังจับประเด็น ทักษะการถามคำถาม การตอบข้อโต้แย้ง เทคนิคการ Brain storm idea
รวมถึงการ feedback ในเชิงบวกเพื่อให้เกิดส่วนร่วมในการทำงานหลังประชุมสำหรับ HR การลงทุนในการพัฒนาทักษะนี้ให้กับพนักงานคุ้มค่ามาก เพราะพนักงานที่สื่อสารในที่ประชุมได้ดีช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นประหยัดเวลา สร้างความน่าเชื่อถือให้กับตัวพนักงานและองค์กร และนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีกว่าเริ่มต้นพัฒนาทักษะนี้วันนี้ เพราะทุกการประชุมคือโอกาสในการสร้างความประทับใจและความก้าวหน้าในสายงาน

เพราะพนักงานที่มีทักษะสูงคือทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดขององค์กร และการลงทุนในการพัฒนาพวกเขาคือการลงทุนในอนาคตขององค์กร

📞 หากคุณอยากเริ่มต้นพัฒนาทักษะ pitching presentation นี้ ติดต่อเราเพื่อออกแบบเวิร์กช็อปเฉพาะสำหรับองค์กรของคุณได้ที่

👉 https://www.pitchingforlife.co.th/